הוראות ניהול ספרים

 
במדריך זה נסביר ונפרט את השיטות הקימות להנהלת חשבונות, הספרים שיש לנהל, המסמכים שיש לתעד ומועדי הוצאת החשבונית.
 

שיטות להנהלת חשבונות:

 
1. בשיטה קלה ופשוטה, שבה נרשמות רק ההכנסות וההוצאות של העסק. החיסרון של שיטה זו שהיא אינה מעניקה תמונה מלאה לגבי מצב העסק (אין פירוט של לקוחות וספקים) שיטה זו מתאימה בעיקר לעסקים קטנים בעלי מחזור פעילות מצומצם.

2. השיטה הכפולה: כל הפעילויות העסקיות שהתרחשו בעסק נרשמות וניתן לקבל תמונה מלאה לגבי מצב העסק. שיטה זו מורכבת ודורשת עבודה רבה ממנהלי החשבונות.

להלן טבלה אשר מרכזת את כל העוסקים המחויבים בניהול חשבונות לפי השיטה הכפולה, נכון לשנת 2012:
 
סוג הפעילות התנאים לחיוב בהנהלת חשבונות לפי השיטה הכפולה ספרים שיש לנהל (מעבר לחשבוניות וקבלות)
יצרנים מחזור מעל 3.45 מיליון ₪ או 18 מועסקים ומעלה ספר קופה, ספר תנועות מלאי של החומרים העיקרים, ספר תנועות מלאי של מוצרים גמורים וספר הזמנות של מוצרים המיוצרים לפי מפרט מיוחד שלגבהים לא מנוהל ספר תנועת מלאי
סיטונאים מחזור מעל 3.45 מיליון ₪ או 4 מועסקים ומעלה ספר קופה, ספר כניסת טובין וספר תנועת מלאי (רק עם המחזור עולה על 9.2 מיליון ₪)
קמעונאים מחזור מעל 3.45 מיליון ₪ או 7 מועסקים ומעלה ספר קופה וספר תנועת מלאי או ספר כניסת טובין (תלוי במחיר המכירה של המוצר)
קבלנים עלות בניה או מחזור מעל 3.45 מיליון ₪ ספר קופה או ספר תקבולים תשלומים, ספר תנועת מלאי וספר הזמנות.
בתי ספר לנהיגה הפעלת 5 כלי רכב ומעלה המשמשים ללימוד נהיגה ספר קופה, ספר רכב, יומן הזמנות וספר תלמידים.
בתי ספר מעל 150 תלמידים בממוצע ספר קופה וספר תלמידים
סוחרי מקרקעין מחזור מעל 10.35מיליון ₪ ספר קופה, ספר זכויות מקרקעין וספר עסקאות
מתווכי מקרקעין מחזור מעל 560 אלף ראה סוחרי מקרקעין
סוחרי רכב מחזור מעל 10.35 מיליון ₪ ספר קופה, ספר הסחר, ספר תיווך, רשימת יתרות החייבים והזכאים לסוף שנת המס ותיק תיעוד חוץ
מתווכי רכב מחזור מעל 420 אלפי ₪ ראה סוחרי רכב
נותני שירותים ואחרים מחזור מעל 1.95 מיליון ₪ ספר קופה,ספר כניסת טובין וספר הזמנות
מוסכים מחזור מעל 2.7 מיליון ש"ח ראה נותני שירותים ואחרים
חקלאים מחזור מעל 4.7 מיליון ₪ או שטח כולל של נטיעות העולה על 375 דונם ספר תקבולים תשלומים, ספר המשק, ספר מכונות, כלים וציוד חקלאים, רשימת היתרות של לקוחות וספקים לסוף שנת המס, בעלי חיים לפי סוגים וקבוצות גיל ותיק תיעוד חוץ
תחנות דלק בעל תחנת דלק העוסק במכירתדלק בלבד ספר קופה, ספר כניסת טובין, דו"ח יומי על מכירות דלק ושוברי סיכה או רחצה
סוכני ביטוח סוכן של חברת ביטוח המורשה להדפסת פוליסות ביטוח ספר תקבולים תשלומים, ספר פוליסות ביטוח, ספר הכנסות ותיק תיעוד חוץ
יהלומנים כולם, למעט יהלומנים אשר עיקר עיסוקם מחומר גלם של אחרים או תיווך ביהלומים ספר קופה וספר כניסת טובין
 

דגשים:

 
1. מחזור = סכום המכירות כולל מע"מ בשנת המס הקודמת.

2. עוסק שלגביו לא מתקיימים התנאים בטבלה, רשאי לנהל את מערכת החשבונות לפי השיטה החד-צידית.
 

סוגי התיעוד:

 
1. תיעוד פנים: אלו מסמכים הנערכים על ידי העסק וביוזמתו, כגון: קבלות, חשבונית עסקה, תעודת משלוח, חשבונית מס וחשבונית מס קבלה. אלו למעשה מסמכים שהעסק מפיק בגין הכנסותיו.

2. תיעוד חוץ: אלו מסמכים שהעסק מקבל מגורמים חיצונים, כגון: קבלה, חשבונית עסקה, חשבונית מס וחשבונית מס קבלה. אלו למעשה מסמכים שהעסק מקבל בגין רכישותיו.
 

להלן טבלה המפרטת את מסמכי התיעוד הנפוצים:

 
סוגי התיעוד פרטים מועד ההפקה
קבלה מסמך המעיד על קבלת תקבול, יש לערוך אותו לכל תקבול בנפרד. על פי הוראות ניהול ספרים יש להפיק את הקבלה מיד עם קבלת התמורה.
חשבונית עסקה/חיוב מסמך דרישה ללקוח המורה לו לשלם את הסכום עבור השירות אשר הוענק לו. מסמך זה ניתן להוציא במועד שבו העסק רוצה להעביר ללקוח את הדרישה לתשלום עבור השירות/המוצר
חשבונית מס מסמך המשמש כאסמכתא למקבלו על מנת שיוכל לתבוע את המע"מ תשומות. יש להפיקו במועד חיוב המס (נפרט בהמשך מהו מועד חיוב המס)
חשבונית מס קבלה מסמך המאגד בתוכו גם חשבונית מס וגם קבלה ובדומה לחשבונית מס רגילה, הוא מהווה אסמכתא למקבל לתבוע מע"מ תשומות. יש להפיקו במועד חיוב המס ורק כאשר מתקבלת גם התמורה.
 
 
 

להצליח בעסקים ולחסוך במיסים!